Niszczenie dużych ilości materiałów powstających po brakowaniu dokumentów w archiwum wymaga zastosowania sprawdzonych technik niszczenia. Co ważne, cały proces niszczenia takiej dokumentacji musi być uważnie kontrolowany, aby zapobiegać ryzyku wycieku dokumentów i danych osobowych. Jednym ze sposobów na sprawną realizację masowego niszczenia dokumentów jest zlecenie wykonania tej usługi profesjonalnej firmie specjalizującej się w tego typu zadaniach.
Jak przebiega niszczenie dokumentów w profesjonalnej niszczarni?
Proces niszczenia dokumentów w profesjonalnej niszczarni może się różnić w zależności od konkretnego dostawcy usług. Niemniej jednak ogólny przebieg typowego procesu niszczenia dokumentów w profesjonalnej niszczarni obejmuje odbiór dokumentów, zabezpieczenie dokumentów w trakcie przewozu, przeładunku w niszczarni i podczas samego procesu niszczenia, przygotowanie dokumentacji do niszczenia, proces utylizacji przejętych materiałów, recykling dokumentów oraz protokolarne potwierdzenie zniszczenia.
Pierwszym krokiem masowego niszczenia dokumentów po ich przygotowaniu przez organizację jest dostarczenie ich do niszczarni. Ten etap może być realizowany 2 sposobami — albo klient samodzielnie dostarcza dokumenty do niszczarni, albo firma zajmująca się niszczeniem dokumentów zapewnia odbiór dokumentów bezpośrednio z miejsca, w którym są przechowywane. Ważne, aby w trakcie transportu materiały były zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Profesjonalna niszczarnia zazwyczaj przestrzega surowych zasad bezpieczeństwa. Dokumenty są przechowywane w trakcie transportu w bezpiecznych kontenerach, zabezpieczonych przed nieupoważnionym dostępem.
Ważnym etapem niszczenia dokumentacji jest przygotowanie materiałów do niszczenia, w ramach którego usuwane są wszelkie elementy, takie jak spinacze, zszywki, plastikowe okładki, itp., które mogą utrudniać proces niszczenia. Ten etap może być wykonany w dwojaki sposób — tj. przez zlecającego niszczenie lub przez firmę przyjmującą usługę. Warto pamiętać, że praca ta, jeśli jest zlecona firmie zewnętrznej, jest dodatkowo płatna.
Niszczenie dokumentów jest uzależnione od nośnika, na którym zostały zapisane. Inaczej niszczy się dokumentację papierową, inaczej dokumenty zapisane na nośnikach elektronicznych, magnetycznych czy optycznych. Papierowe dokumenty najczęściej niszczy się poprzez rozdrabnianie. W tym przypadku materiały są przepuszczane przez wysokowydajną, profesjonalną niszczarkę, która rozdrabnia je na małe kawałki. Niszczarki mogą mieć różne poziomy bezpieczeństwa, takie jak niszczenie na paski (strip-cut), na kawałki (cross-cut) lub na mikrokawałki (micro-cut), w zależności od wymagań klienta i poziomu poufności dokumentów. Niszczenie nośników danych elektronicznych, takich jak dyski twarde, pendrive’y czy taśmy magnetyczne, realizowane są przez fizyczne rozbijanie, demagnetyzację, czy też niszczenie za pomocą specjalistycznego sprzętu.
Po zakończeniu procesu niszczenia profesjonalne niszczarnie często przekazują pozostałości po zniszczonych dokumentach do recyklingu. Rozdrobnione papiery są kompaktowane i wysyłane do zakładów przetwarzania, gdzie mogą zostać poddane procesowi odzysku papieru.
Pamiętaj o potwierdzeniu zniszczenia dokumentów
Istotnym elementem procesu niszczenia jest wytworzenie dokumentu potwierdzającego zniszczenie materiałów. Po zakończeniu procesu niszczenia niszczarnia dostarcza klientowi potwierdzenie zniszczenia, które może zawierać szczegóły dotyczące wykonanej usługi, daty, rodzaju niszczenia itp. Potwierdzenie to może służyć jako dowód zgodności z polityką przechowywania i retencji dokumentów. Sprawdzone firmy oferują klientom nie tylko protokół zniszczenia przekazanej dokumentacji, ale również film, na którym rejestrowany jest cały proces.
Dlaczego protokół zniszczenia dokumentów jest tak ważny? Jest on nie tylko potwierdzeniem zniszczenia dokumentacji. To także dowód na to, że zadanie utylizacji zdezaktualizowanych materiałów przejęła firma zewnętrza. Może on być potrzebny w przypadku wycieku danych osobowych i być podstawą do dochodzenia swoich praw wobec GIODO. Warto pamiętać, że wyciek danych osobowych może skutkować wysokimi karami finansowymi wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów zawartych w Ogólnym rozporządzeniu ochrony danych osobowych.
Ważne jest, aby korzystać z renomowanych i zaufanych firm oferujących usługi niszczenia dokumentów. Takie firmy powinny przestrzegać odpowiednich standardów bezpieczeństwa i dysponować certyfikatami, które potwierdzają zgodność z przepisami dotyczącymi poufności i ochrony danych.
