Chcesz, aby Twoja firma działała zgodnie z RODO? Zamierzasz chronić powierzone Ci dane, informacje tajne i poufne i zamierzasz robić to w ramach swojego przedsiębiorstwa? Kluczem do skutecznego niszczenia dokumentacji jest wybór odpowiedniego do Twoich potrzeb urządzenia — niszczarki biurowej. Jaką niszczarkę wybrać, aby spełniła stawiane przed nią oczekiwania?
Dobierz niszczarkę do potrzeb
Pierwszym parametrem, na jaki powinno się zwrócić uwagę, jest przeznaczenie niszczarki. Jeśli zamierzasz wykorzystywać ją w biurze jedynie do utylizacji kartek papieru, wybierz urządzenie, które ma dedykowane takie ostrza. Jeśli natomiast szukasz niszczarki, którą będzie można zniszczyć także płyty CD czy DVD, karty kredytowe czy dokumenty laminowane poszukaj urządzenia o większych możliwościach. W ofercie rynkowej znaleźć można również niszczarki, które doskonale poradzą sobie także ze spinaczami czy zszywkami.
Inną ważną kwestią w zakresie wyboru niszczarki jest stopień jej wykorzystania, co wiąże się z pojemnością kosza urządzenia. Jeśli z niszczarki korzystać będzie wyłącznie jedna osoba, można zdecydować się na zakup niszczarki z niewielkim pojemnikiem na ścinki. Optymalny będzie kosz o pojemności do 10 litrów. Jeśli natomiast urządzenie będzie wykorzystywane przez wszystkich pracowników biura, zdecyduj się na zakup niszczarki z koszem co najmniej 20 litrowym. To ograniczy konieczność częstego opróżniania pojemnika.
Przy wyborze niszczarki znaczenie ma także jej wydajność, czyli liczba kartek, którą urządzenie potnie jednorazowo. Tu zazwyczaj do standardowego użytku biurowego sprawdzą się urządzenia, które za jednym razem zniszczą 10 papierowych stron. Oczywiście większym firmom może zależeć na bardziej wydajnych urządzeniach — tu rynek oferuje niszczarki, które w ciągu kilkunastu minut poradzą sobie nawet z ryzą papieru liczącą 500 kartek.
Kolejnym czynnikiem jest stopień niszczenia dokumentów przez urządzenie. Tu kluczowy jest poziom tajności przetwarzanych w firmie dokumentów.
Niszczarka do biura a klasy niszczenia dokumentów
Wybór niszczarki dokumentów powinien być także dostosowany do stopnia tajności dokumentów, które będą w niej utylizowane. Stąd ważne jest uprzednie sprawdzenie, jaką klasę niszczenia zapewnia dane urządzenie. Obecnie na rynku znaleźć można niszczarki, które znajdują zastosowanie do utylizacji różnorodnej dokumentacji.
W użytku domowym najlepiej sprawdzą się niszczarki P-1 i P-2, które przeznaczone są do utylizacji dokumentów mało ważnych i korespondencji wewnętrznej niezawierającej danych wrażliwych czy danych osobowych. Tu powierzchnia ścinka wynosi odpowiednio mniej niż 2000mm2 (dla dokumentów mało ważnych) i mniej niż 800mm2 dla korespondencji wewnętrznej.
W biurach natomiast najlepiej sprawdzają się niszczarki P-3, P-4 czy P-5. Pierwsze z nich dedykowane są dokumentom poufnym, P-4 przeznaczone są do niszczenia dokumentów szczególnie poufnych , a P-5 dedykowane są do utylizacji dokumentów z tajnymi informacjami. W efekcie można założyć, że takie urządzenia doskonale sprawdzą się do zniszczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe, dane wrażliwe i inne poufne czy tajne informacje związane z obsługą klientów, pracowników czy kontrahentów. Za pomocą tych niszczarek można bezpiecznie utylizować umowy, listy płac, korespondencję i inne. Niszczarki o klasie niszczenia dokumentów typu P-3 tną papier na kawałki o powierzchni do 320mm2, P-4 na ścinki o powierzchni do 160mm2, a P-5 do 30mm2. W ten sposób zniszczone dokumenty nie pozwalają na odczytanie zawartych na nich danych.
Kancelarie tajne zależy zaopatrzyć w najbardziej zaawansowany sprzęt — czyli niszczarki do dokumentów ze szczególnie tajnymi danymi i ściśle tajnymi informacjami. Urządzenia oznakowane są klasą niszczenia dokumentów P-6 i P-7. Niszczarki takie tną papier na ścinki o powierzchni nieprzekraczającej 10mm2 (P-6) i 5mm2 (P-7). Taki sposób zniszczenia dokumentacji powoduje, że jest ona nie do odtworzenia nawet przy użyciu specjalistycznego sprzętu.
źródło: niszczeniedokumentow.eu
