Kompletowanie to ten etap realizacji zamówienia, w którym najczęściej dochodzi do błędów. Niekorzystnie wpływają one na wizerunek firmy i zwiększają koszty. Dlatego należy ich unikać. Przedstawiamy najczęściej występujące pomyłki w procesie kompletacji zamówień.
Kompletacja zamówień – dlaczego nie możesz pozwolić sobie na błędy?
Kompletacja zamówień to istotny etap procesu magazynowego. W jego ramach wykonuje się różne czynności, których celem jest przygotowanie zamówienia w taki sposób, aby odpowiadało ono wymaganiom klienta. Mowa tutaj np. o połączeniu kilku artykułów w jedną paczkę czy też dołączeniu do przesyłki zestawu promocyjnego.
Wbrew pozorom błędy w kompletacji zamówień nie należą do rzadkości. Niestety, ich konsekwencje są poważne. Nieprawidłowości:
- stanowią dodatkowy koszt – przedsiębiorstwo musi ponieść koszty związane m.in. z obsługą zwrotów, ponownym skompletowaniem zamówień i organizacją wysyłek. Żeby zatrzeć złe wrażenie, powinno również zaoferować klientowi rekompensatę, np. rabat na kolejne zamówienie,
- obciążają pracowników – personel musi zweryfikować błędy w zamówieniu, wprowadzić poprawki i zająć się ponowną wysyłką, a jednocześnie być w stałym kontakcie z klientem. Stracony w ten sposób czas pracownicy mogliby poświęcić na inne zadania, np. obsługę bieżących zamówień,
- wydłużają proces obsługi klienta – wszelkie czynności związane z korektą zamówienia zabierają czas, przez co wydłużają proces obsługi klienta,
- przyczyniają się do spadku zaufania wśród klientów – otrzymanie produktu niezgodnego z zamówieniem sprawia, że klient jest zawiedziony. Traci zaufanie do marki, która nie wywiązała się z warunków umowy. Może to sprawić, że nie zdecyduje się na ponowne zakupy,
- nadszarpują wizerunek przedsiębiorstwa – liczne błędy w zamówieniach mogą skutkować negatywnymi opiniami. Raz utracony wizerunek ciężko odbudować.
Błędy w kompletacji zamówień nie są wyłącznie dodatkowym kosztem. Mogą nieść za sobą długofalowe, negatywne konsekwencje, takie jak spadek zaufania wśród klientów i utrata dotychczasowego wizerunku. Jakie pomyłki zdarzają się najczęściej? Co robić, aby ich uniknąć?
Najczęściej popełniane błędy podczas kompletowania zamówień
Chociaż kompletacja zamówienia nie wydaje się skomplikowanym procesem, na jej etapie dosyć często dochodzi do pomyłek. Nie zawsze wynikają one z roztargnienia pracowników, lecz niewłaściwego funkcjonowania pewnych elementów w przedsiębiorstwie. Dlatego pojawiające się błędy warto skrupulatnie prześledzić. Pozwoli to poznać przyczyny ich występowania, a następnie wyeliminować je, tak aby nieprawidłowości nie zdarzały się w przyszłości.
Oto najczęściej popełniane błędy podczas kompletacji zamówień.
- Wysyłka niewłaściwego towaru. Najczęściej wiąże się ona z tym, że firma sprzedaje bardzo podobne produkty lub dany towar znajduje się w niewłaściwej lokalizacji w magazynie. Wówczas warto przeprowadzić inwentaryzację i przeorganizować składowane artykuły, co pozwoli uniknąć pomyłek.
- Wysyłka nieodpowiedniej liczby produktów. To problem występujący w przypadku wielopaków. Można go uniknąć, dokładnie weryfikując zamówioną liczbę towarów. Z punktu widzenia klienta lepiej otrzymać dodatkowy produkt, niż stwierdzić brak zamówionego.
- Wysyłka pod zły adres. Żeby jej uniknąć, warto dokładnie sprawdzić wpisane przez klienta dane, zwłaszcza jeśli adres rozliczeniowy różni się od adresu dostawy.
- Niedotrzymanie czasu dostawy. Obecnie klienci oczekują szybkiej dostawy. Jeśli jednak nie jesteś w stanie jej zaoferować, już na wstępie przyznaj, że potrzebujesz więcej czasu na kompletację zamówienia. Szczerość popłaca.
Jeżeli kompletacja zamówienia jest dla Ciebie szczególnie problematyczną kwestią, możesz oddelegować ten proces zewnętrznej firmie. Na rynku istnieje wiele firm, które świadczą usługi magazynowania towarów i kompletacji zamówień. Dysponują oni wykwalifikowanymi pracownikami, know-how i specjalistycznym oprogramowaniem, co pozwala uniknąć błędów.
źródło: toplogistic.pl
